Perencana pertemuan dan acara mengawasi koordinasi dan pelaksanaan acara profesional dan pribadi. Peran agak berbeda menurut sifat acara, tetapi secara umum, perencana bertugas memastikan tamu mendapatkan pengalaman yang positif. Gelar sarjana dalam manajemen perhotelan adalah hal biasa, meskipun beberapa perencana acara bekerja secara mandiri tanpa satu pun.
Konsultasi
Biasanya, perencana acara pertama kali bertemu dengan klien potensial untuk berkonsultasi. Ini adalah saat klien atau perwakilan menjelaskan kebutuhannya untuk acara tersebut dan mengajukan pertanyaan kepada perencana. Setelah Anda memahami kebutuhan klien, Anda mendiskusikan rincian termasuk tanggal yang diinginkan, lokasi, jumlah barang dan hal spesifik lainnya. Pada kunjungan pertama ini, Anda juga menjelaskan peran Anda selama fase perencanaan dan hari pelaksanaan. Anda juga memberi tahu klien apa pun yang perlu dia lakukan selama proses ini dan mendiskusikan biaya Anda.
Pilih Tempat
Dalam beberapa kasus, klien memilih tempat atau sudah mengantre. Namun, seringkali, bagian dari tugas Anda sebagai perencana adalah menemukan tempat yang tepat dan memesannya untuk tanggal yang diinginkan. Lokasi geografis, pengaturan, ruang, dan fungsionalitas merupakan pertimbangan umum. Untuk acara pertemuan, hotel dan gedung pertemuan adalah lokasi standar.
Angkutan
Perencana acara juga dapat mengatur transportasi ke dan dari acara dan selama acara untuk tamu luar kota. Untuk konferensi yang menyertakan orang-orang yang terbang dari area lain, perencana dapat berkoordinasi dengan agen perjalanan untuk mengatur penerbangan. Layanan antar-jemput, bus, dan transportasi darat lainnya juga dapat digunakan. Beberapa acara berlangsung selama beberapa hari di tempat lokal yang berbeda. Perencana dapat menyewa bus untuk mengangkut tamu selama acara ini.
Detail Koordinat
Mengoordinasikan detail dan staf pada hari acara adalah peran perencana umum lainnya. Dengan pernikahan, beberapa perusahaan menawarkan layanan "hari" di mana Anda merencanakan seluruh acara, tetapi memiliki koordinator di sana untuk membantu membuat semuanya berjalan lancar. Namun secara umum, perencana acara mengambil tugas ini untuk melihat apa yang telah mereka rencanakan membuahkan hasil. Mengoordinasikan jadwal katering, bunga dan staf menunggu, memeriksa barang yang hilang atau masalah dan membimbing tamu dan peserta sepanjang hari adalah kegiatan koordinasi yang umum.
Menyediakan Cinderamata
Sebagai penyedia acara, tentu tidak lepas dengan yang namanya souvenir acara. Apalagi acara kantor. Kita harus bisa menyediakan cinderamata yang bagus dan berkualitas agar souvenir acara kantor kita bisa digunakan dan dimanfaatkan oleh penerima dengan baik.